Vous hésitez à faire appel à une assistante indépendante ou une secrétaire à distance ?
Découvrez pourquoi et comment une assistante indépendante sera votre alliée pour augmenter radicalement la productivité de votre entreprise.

Pour bien comprendre la véritable utilité d’être accompagné par une assistante indépendante, je vous propose cet article rédigé par moi-même , forte de ses plus de 10 ans d’expérience, rigoureuse et polyvalente.

Depuis quelques années, une nouvelle génération d’assistantes indépendantes est arrivée sur le marché avec l’évolution du numérique : connaissance du web, des réseaux sociaux, outils digitaux et techniques d’automatisation, communication digitale, …

C’est quoi une assistante indépendante ?

⇒ Définition d’une assistante indépendante

Comme le nom l’indique, l’assistante indépendante exerce à son compte. Elle est donc immatriculée et dispose d’un numéro de Siret. Elle facture à ses clients les prestations effectuées et gère son emploi du temps à sa guise.

C’est une prestataire de services exerçant des missions variées de secrétariat. Mais son activité ne s’arrête pas au secrétariat, comme vous le verrez par la suite.

L’assistante freelance, virtuelle ou encore télésecrétaire, travaille aussi bien à son domicile que chez les clients, de manière ponctuelle ou régulière.

Nous nous distinguons ainsi des secrétaires salariées de par nos connaissances supplémentaires autour du web et des nouvelles compétences acquises avec notre statut d’indépendante.

⇒ Quels sont les avantages / bénéfices clients de faire appel à une assistante freelance?

Ce que recherchent les clients avant tout c’est sans aucun doute gagner du temps pour leur business. Gérer l’administratif de son entreprise est avant tout chronophage et ne rapporte rien financièrement. Cependant c’est indispensable pour que l’entreprise fonctionne.

Voici donc les principaux avantages :

• Gain de temps : c’est LA principale raison pour laquelle les entrepreneur.e.s font appel à une indépendante. En déléguant ils gagnent du temps pour se consacrer à leur business, celui qui leur amène du chiffre d’affaires. En se libérant des tâches administratives de manière régulière, ils ont plus de temps pour se développer, trouver de nouveaux clients et ainsi augmenter la productivité et le chiffre d’affaires.
• Gain financier : il n’y a pas de charges liées à l’emploi d’une salariée. Le client paie uniquement la prestation correspondant au travail effectué. Il est facturé selon les termes conclus dans le devis qu’il aura préalablement signé. Il n’a donc pas de mauvaise surprise quant à la facture, et si dépassement il y a, il en sera préalablement averti par l’assistante.
• Maîtrise du budget et souplesse : pas de charges sociales, fiscales, de salaires à payer et à déclarer, ni de congés payés ou de frais de formations. Le client a la liberté totale en choisissant le nombre d’heures qu’il souhaite déléguer dans la semaine, le mois.
• Confidentialité des données garantie. Toute bonne indépendante qui respecte sa profession garantie le respect des données de ses clients. Nous sommes équipées d’anti-virus, utilisons des gestionnaires de mots de passe. Aucune donnée de nos clients n’est transmise à qui que ce soit.
• Rapidité d’exécution. Après un temps d’adaptation pour la mise en route (prise en main de nouveaux outils, méthodes de travail), l’assistante travaille rapidement et gère son temps pour que le travail soit fait dans les délais.
• Flexibilité. L’assistante indépendante gère son agenda et travaille pour ses clients en fonction de ses disponibilités. Elle gère les urgences et est à l’écoute de ses clients en s’adaptant au mieux pour leur venir en soutien (tout en respectant sa vie perso également ?).

Pourquoi faire appel à une assistante indépendante ?

⇒ Pour 4 raisons essentielles :

• Comme nous l’avons vu précédemment, le manque de temps est la principale difficulté. On peut y ajouter également le manque de compétences pour gérer certaines tâches du quotidien.
• L’entrepreneur.e peut également ne pas avoir le volume de travail suffisant pour embaucher une salariée, même pour un mi-temps, ou les moyens financiers.
• Il peut également souhaiter de ne pas recruter pour éviter toute démarche administrative liée à l’emploi d’une salariée et par conséquent de supporter les charges de personnel.
• Dernier cas de figure, le client peut faire face à un surcroît temporaire d’activité ou pallier à l’absence de personnel.

⇒ Un nouveau mode de fonctionnement

Auparavant les entreprises faisaient appel aux agences d’intérim, ce qui est toujours le cas du reste, pour les moyennes et grandes entreprises. Cela implique donc des coûts supplémentaires pour elles car bien entendu les frais d’agences s’ajoutent sur la facture.

Depuis quelques années, les entreprises plus modestes et les solo-entrepreneurs ont la possibilité de faire appels à des assistantes indépendantes. Elles peuvent avoir des besoins ponctuels ou réguliers pour une quantité d’heures limitées.

Pour rappel, la durée minimale d’un temps partiel est fixée à 24 heures par semaine, d’où l’intérêt de faire appel à nos services pour une durée inférieure.

Pour résumer :

• Le client choisi la quantité d’heures qu’il souhaite déléguer ;
• Il définit le travail à faire ;
• Il maîtrise son budget ;
• Il a un service personnalisé en fonction de ses attentes, sans intermédiaire ;
• Et surtout il a l’esprit plus léger en se concentrant sur son métier propre pour développer son entreprise.

Simple, rapide et efficace.

Que déléguer à son assistante, à distance ou sur site ?

⇒ Les prestations possibles d’une assistante freelance

L’assistante indépendante définit ses prestations en fonction de son parcours professionnel, de sa spécialité et de ses préférences. Celles-ci évolueront dans le temps au fur et à mesure de son expérience et des formations qu’elle suivra pour proposer de nouvelles prestations. En général, nous sommes polyvalentes et c’est ce que j’adore dans ce métier.

Cependant nous ne sommes pas multi-métiers. Je vois trop souvent d’entrepreneur.e.s recherchant des prestataires pour créer leur site internet, faire des prestations de Community manager, de gestionnaire des réseaux sociaux et j’en passe, parfois la liste est longue sur les annonces. A chacun son métier et ses limites.

La partie de droite représente selon moi, l’atout supplémentaire qu’une indépendante peut apporter par rapport aux assistantes salariées, bien que certaines peuvent être concernées également. Il ne s’agit ici que d’un avis personnel.

⇒ Les différentes spécialités

Je vous explique brièvement certaines spécialités :

Assistance administrative
>> Démarches administratives avec tous les organismes fiscaux et sociaux, prises en charges de formations … 

Secrétariat
>> Secrétariat classique sur les différents outils bureautiques … Certaines seront spécialisées dans le domaine juridique, médical, BTP …

Gestion commerciale
>> Relation client, SAV … 

Gestion financière 
>> Tout ce qui touche à la finance : devis, factures, règlements, impayés, préparation des pièces comptables, rapprochements …

Production de contenus
>>  Rédaction d’articles : blog…

Gestion de newsletter 
>> Aide à la rédaction, mise en page des emails, automatisation des séquences…

Assistance réseaux sociaux
>> Gestion des réseaux sociaux, création de visuels, …

Expertise +++
>> Optimisation des process, automatisation, gestion des équipes

Il y a également les assistantes indépendantes qui ne gèrent que les appels téléphoniques ou font de la retranscription audio. Comme vous le voyez, la liste est longue.

Le tarif d’une assistante virtuelle c’est combien ?

Au niveau du marché, vous trouverez un peu de tout au niveau tarifs. Certaines se lancent de plus en plus dans le métier sans aucune expérience, à des tarifs très bas. Si l’on regarde du côté des plateformes de freelances ou des prestations externalisées à l’étranger, il y en a pour tous les goûts.

Alors, quelle est la valeur du travail d’une freelance et le temps réel passé pour une prestation ?

⇒ Comment calcule-t-elle son taux horaire ?

« C’est trop cher ! » Combien de fois l’avons-nous entendu et dit ce discours.

Petite parenthèse avant de répondre à la question. Selon la prestation effectuée pour les clients, il faut prendre en compte le travail préparatoire.

Je pense par exemple à la gestion des réseaux sociaux. Pour gérer les médias sociaux, l’assistante indépendante devra :

• mettre en place une veille et se tenir informée sur la thématique recherchée,
• la partager sur les réseaux sociaux,
• créer des visuels en personnalisant ses modèles, rechercher des images.

Autre exemple pour la préparation des pièces comptables mensuelles pour l’expert-comptable :

• il faut tenir un tableau de bord des encaissements-décaissements pour la déclaration de TVA,
• sortir toutes les factures de ventes et d’achats du mois,
• pointer le relevé de compte,
• numériser tous les documents …

Pour avoir une entreprise pérenne et vivre sereinement de son activité, l’assistante indépendante définit ses tarifs en fonction de plusieurs éléments :

• Le temps non facturable (l’administratif de son activité) : c’est-à-dire le temps qu’elle passe pour la prospection, la veille, la gestion de ses réseaux sociaux, les formations …
• Le temps non travaillé pour prendre ses congés, car elle n’a pas de congés payés contrairement aux assistantes salariées. Elle doit donc se constituer une réserve de trésorerie pour ses vacances.
• Les charges variables en fonction de la prestation de services
• Les charges fixes mensuelles : assurance, téléphone, site internet, frais de formation, logiciels, abonnements …

Pour le prix final de la prestation les seuls éléments variables à prendre en compte sont :

• l’expérience de l’assistante, 
• la durée de la prestation,
• sa complexité,
• les frais annexes pour les frais de déplacements et autres.

Sans parler des tarifs excessivement bas pratiqués par certaines et des plateformes externalisées, les tarifs des assistantes expérimentées varient de 35 € à 50 € de l’heure en moyenne. Il est reconnu qu’en-dessous de 35 € de l’heure, l’assistante aura des difficultés pour maintenir la pérennité de son projet.

L’assistante indépendante n’est pas une simple exécutante. Grâce à son expertise, elle vous propose un service « clé en main » sur-mesure répondant à vos attentes pour optimiser au mieux votre gestion administrative.

⇒ Les qualités d’une bonne assistante freelance

Quelles sont les qualités d’une bonne assistante ? Avant tout elle doit avoir de l’expérience dans son domaine et être polyvalente.

1. Capacité d’adaptation et autonomie

Afin de satisfaire au mieux les besoins de sa clientèle elle doit faire preuve d’une grande capacité d’adaptation, d’autonomie et d’organisation.

Comme chaque client est unique elle doit savoir s’adapter rapidement à chaque nouvelle situation et à la façon de travailler de son client. Après analyse de son organisation elle doit réfléchir à la façon d’optimiser au mieux la gestion administrative du client.

L’assistante indépendante doit être également à l’écoute de la clientèle et répondre à ses besoins.

2. Se former et être curieuse

L’assistante indépendante doit se tenir informée sur les nouvelles technologies et outils susceptibles d’améliorer son travail. J’entends par là pour qu’elle gagne en rapidité et efficacité. Grâce au numérique nous pouvons optimiser au mieux notre façon de travailler.

En se formant régulièrement, elle propose des prestations de qualité à sa clientèle en fonction de ses aptitudes et des prestations qu’elle souhaite proposer.

Notre métier est en pleine évolution, exit l’image que l’on se faisait de la secrétaire. Pour se démarquer il faut se former régulièrement et être curieuse.

A chaque fois que nous démarrons une prestation avec un nouveau client c’est une découverte. Je prends cela comme un challenge car je découvre son métier, ses méthodes de travail, ses outils … il faut savoir non seulement s’adapter mais aussi s’intéresser et avoir l’envie d’apprendre.

C’est pour cela que j’aime ce métier. Nous apprenons non seulement par des formations en e-learning ou en présentiel, par des coachings individuels mais aussi avec nos clients. Il y a un échange mutuel de connaissances. C’est ce qui fait la richesse de ce métier.

3. Être rigoureuse

Pour moi c’est un point hyper important. Ceci dit, travailler avec sérieux c’est la base, quel que soit son métier d’ailleurs.

Le mot de la fin

J’espère qu’il vous aura aidé à y voir plus clair et qu’il vous aura convaincue que faire appel à une assistante indépendante est une étape nécessaire à franchir si vous souhaitez augmenter radicalement la productivité de votre entreprise.

En déléguant toutes les tâches ne relevant pas de votre métier, vous gagnez un temps précieux pour développer votre entreprise. Vous gagnerez ainsi en efficience.

Si vous avez la moindre question ou désirez tout simplement échanger avec moi, n’hésitez pas, je vous répondrai avec grand plaisir.

Au plaisir d’échanger avec vous.